Blog | Februar 2020 »

Private PC's im Home Office

Samstag 21 März 2020   Kategorien: Datenschutz, IT-Sicherheit, Tipps   von Rainer W. Gerling

Auf Grund der COVID-19 Krise arbeiten derzeit viele Beschäftigte im Homeoffice. Dabei haben nicht alle Arbeitgeber hinreichend viele transportable Rechner (Notebooks und MiniPCs) vorrätig. Wie kann man das private IT-Equipment nutzen?

Es gibt derzeit mehrere Empfehlungen zur Arbeit im Home Office. Zum Datenschutz hat sich Professor Dr. Thomas Petri, der bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz (bayLDSB) geäußert. Auch wenn er formal nur für die bayerischen Behörden zuständig ist, bietet seine Empfehlung eine brauchbare Orientierungshilfe für Unternehmen.

Vorzugsweise sollten Rechner des Arbeitgebers genutzt werden. Nur wenn diese nicht zir Verfügung sollte die Nutzung privater Geräte in Betracht gezogen werden. Auf den privaten Rechnern sollten nach Möglichkeit keine personenbezogenen und andere vertrauliche Daten gespeichert werden. Wenn es nicht ohne Speicherung geht, muss eine Löschung der Daten möglich sein (und auch durchgeführt werden). Die Dateien müssen sicher gelöscht werden. Das ist leider mit Bordmitteln der üblichen Betriebssysteme nicht möglich.

Der private Rechner muss über ein aktuelles vom Hersteller gepflegtes Betriebssystem verfügen (also kein Windows 7!) und aktuell gepatcht sein. Es muss einen aktuellen Virenscanner installiert haben (Windows, MacOS).

Und natürlich muss der Rechner, das Pad, das Smartphone über einen Passwortschutz verfügen. Dieses Passwort sollte nicht die ganze Familie oder Wohngemeinschaft kennen. Am Rechner kann man für die berufliche Nutzung eine neue Nutzerkennung einrichten (Anleitung z.B. für Windows). Diese Nutzerkennung sollte keine Administratorrechte besitzen. Soweit der Zugriff auf Unternehmens- oder Behördenressourcen über https-Verbindungen mit Anmeldung geschützt ist, können die Beschäftigten direkt arbeiten. Ist ein VPN-Zugriff erforderlich, muss zuerst noch die VPN-Software installiert werden. Hierzu erstellt man eine Anleitung für die Beschäftigten, wenn der Hersteller die Installation erlaubt. Das dürften zurzeit krisenbedingt die meisten tun.

Für den Dateiaustausch der Beschäftigten untereinander können verschlüsselte Dienste genutzt werden. In kleinen Unternehmen bzw. kleinen Teams kann man z.B. die Lösung der DRACOON GmbH nutzen. Mit maximal 10 GB Speicher und für 10 Nutzer ist die Lösung dauerhaft kostenfrei. Damit ist eine schneller Einstieg möglich. Ein deutsches Unternehmen, in Deutschland gehostet und mit guter Verschlüsslung: die Anforderungen der IT-Sicherheit und der DSGVO sind erfüllt. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung ist natürlich trotzdem noch erforderlich.

Je nach Schutzbedarf der Daten im Unternehmen oder in der Behörde sollte auf eine 2-Faktor-Authentisierung (2FA) gesetzt werden. Für Administratoren ist 2FA bei der Anmeldung von außen Pflicht. Eine relativ einfach auszurollende Lösung ist der Google Authenticator. Auch der Microsoft Authenticator oder als Open Source Lösung z.B. FreeOTP sind nutzbar. Da dier Authentisierung in der Regel im Active Directory, per LDAP oder Radius erfolgt, muss die 2FA auch nur an einer Stelle eingebunden werden.

Die Nutzung privater Peripheriegeräte wie Tastatur, Maus, Monitors, Headsets und des privaten Druckers ist unproblematisch. Beim Drucker könnte es lediglich Probleme beim Installieren des Treibers geben. Weisen Sie die Beschäftigten darauf hin, dass möglichst ein LAN-Kabel zum Anschluss des dienstlich genutzten privaten Rechners an den Router genutzt wird. Muss WLSN genutzt werden muss ein sicher WLAN-Passwort genutzt werden.

Noch ein Tipp: die SpeedPort Router der Telekom nutzen das Konzept des sicheren Mail-Servers. Damit kann der Mail-Versand per SMTP (Port 25) nur zu freigegeben Mails-Servern erfolgen. Die großen Provider stehen auf der White-List, Ihr Unternehmensserver aber nicht; der muss eingetragen werden (Anleitung z.B. hier). Die Funktionalität ist im Handbuch des Routers dokumentiert. (Aber wer liest schon Handbücher.) Der Outlook-Zugriff auf Ihren Exchange-Server erfolgt über https und ist nicht betroffen.

Und zum Schluss: befristen Sie die Regeln zur Nutzung des privaten IT-Equipments. Falls erforderlich können Sie die Frist verlängern.

Computer-Zeitung empfiehlt: Verstoßen Sie gegen die Compliance Regeln im Unternehmen

Sonntag 15 März 2020   Kategorien: IT-Sicherheit, Politik, Tipps   von Rainer W. Gerling

Aktuell geben, auf Grund der aktuellen Covid-19-Epedemie, fast alle Computer-Zeitschriften Tipps, wie man am effektivsten aus dem Home Office arbeitet. Die meisten Zeitschriften sehen dabei nur die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter und vergessen dabei die Sicht der Unternehmen.

Die Tipps der PC-Welt schießen etwas über das Ziel hinaus, wenn empfohlen wird, auf dem Büro PC TeamViewer zu installieren und diesen von daheim zu nutzen oder einfach das Microsoft Office 365 in der kostenlosen Cloud-Version zu nutzen. Dass es im Unternehmen Compliance-Regeln gibt, die z.B. die eigenmächtige Installation von Software oder die Cloud-Nutzung mit Unternehmensdaten verbieten, wird leider vergessen. Mann kann sich also schnell Probleme einhandeln, wenn man zu leichtfertig irgendwelchen Tipps folgt.

Tipps für Beschäftige

Beachten Sie die Vorgaben Ihres Unternehmens oder Ihrer Behörde. Klären Sie, ob Sie gegeben falls Ihren privaten Rechnern ausnahmsweise für den Job nutzen dürfen. Haben Sie noch Windows 7 (oder ein anders altes Betriebssystem ohne Hersteller Support) auf Ihrem Privatrechner ist eine berufliche Nutzung aus IT-Sicherheitsgründen auf keinen Fall zu empfehlen.

Nutzen Sie zum Lesen Ihrer E-Mails nach Möglichkeit die Web-Mail-Oberfläche Ihres Arbeitgebers. Nutzen Sie auf keinen Fall irgendwelche E-Mail-Sammeldienste (z.B. Google Mail oder auch GMX/Web.de), da Sie dazu Ihr Mail-Passwort in Systemen Dritter speichern müssten.

Speichern Sie Unternehmens-Daten auf einem verschlüsselten USB-Stick. Den USB-Stick können Sie abziehen und wegschließen, wenn andere Familienmitglieder den Familienrechner nutzen. Bitlocker To Go oder VeraCrypt sind in der Windows-Welt einfach einsetzbare Lösungen. Schreiben Sie das Passwort auf und bewahren Sie den Zettel an einem sicheren Ort auf. Ohne das Passwort sind die verschlüsselten Daten dauerhaft verloren.

Wenn Sie Ihren privaten Rechner nutzen dürfen, aber kein Office Paket besitzen, fragen Sie in Ihrer IT-Abteilung nach der Möglichkeit eine Firmenlizenz zu bekommen. Ansonsten nutzen Sie eine lokal installierte Version von Libre-Office oder Softmaker Freeoffice. Beide Softwarepakete dürfen auch geschäftlich kostenfrei genutzt werden. Auf keinen Fall nutzen Sie ohne Erlaubnis des Unternehmens eine Office-Version in der Cloud (z.B. Microsoft Office 365 Web).

Nutzen Sie ohne Freigabe durch Ihr Unternehmen oder Ihre Behörde keine Cloud-Dienste.

Versuchen Sie die Nutzung von Videokonferenzen zu minimieren. Häufig reicht bei wenigen Personen eine Telefonkonferenz. Videokonferenzen benötigen mehr Bandbreite und belasten die Netze.

Tipps für Unternehmen und Behörden

Zuerst sollten Sie sich ein paar grundsätzliche Fragen überlegen. Wie groß ist die Kapazität ihres Internetanschlusses? Kann der Anschluss den zusätzlichen Datenverkehr aus den Home-Offices verkraften?

Wie viele gleichzeitige Nutzer erlaubt Ihr VPN-Gateway? Auch wenn die Hersteller kurzfristig die Lizenzierungsregeln lockern, auch die Hardware legt Beschränkungen auf.

Haben Sie hinreichend viele tragbare Rechner, um alle Beschäftigten im Home-Office mit einem Dienstrechner auszustatten?

Vielleicht können Sie vorübergehend den Zugriff auf das https-geschütze Web-Mail-Portal des Unternehmens ohne VPN freigegeben. Sie sollten vorher prüfen, ob alle Updates eingespielt sind und die Sicherheitseinstellungen in Ordnung sind. Das entlastet das VPN-Gateway.

Erstellen Sie ein Merkblatt für die IT-Nutzung im Home-Office. Insbesondere, wenn die Beschäftigten jetzt erstmalig mit eigenen Geräten arbeiten, sollten sie wissen, was erlaubt und was nicht erlaubt ist.

Geben Sie, wenn möglich, für die Beschäftigten eine Plattform für die Kollaboration frei. Chatten undgemeinsam an Dateien arbeiten zu können erleichtert das Home-Office.

Vergessen Sie nicht (falls vorhanden) die Personalvertretung ins Boot zu holen. Etliche der Notmaßnahmen unterliegen der Mitbestimmung.

Allgemeine Tipps zum Datenschutz im Home-Office gibt der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit. Eine Argumentation wie bei Covid-19 über eine Risikobetrachtung der besonderen Umstände eventuell argumentiert werden kann, finden Sie in dem Beitrag "Spontanes Homeoffice gegen Coronavirus – geht das unter der DSGVO?".