Aktuell geben, auf Grund der aktuellen Covid-19-Epedemie, fast alle Computer-Zeitschriften Tipps, wie man am effektivsten aus dem Home Office arbeitet. Die meisten Zeitschriften sehen dabei nur die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter und vergessen dabei die Sicht der Unternehmen.
Die Tipps der PC-Welt schießen etwas über das Ziel hinaus, wenn empfohlen wird, auf dem Büro PC TeamViewer zu installieren und diesen von daheim zu nutzen oder einfach das Microsoft Office 365 in der kostenlosen Cloud-Version zu nutzen. Dass es im Unternehmen Compliance-Regeln gibt, die z.B. die eigenmächtige Installation von Software oder die Cloud-Nutzung mit Unternehmensdaten verbieten, wird leider vergessen. Man kann sich also schnell Probleme einhandeln, wenn man zu leichtfertig irgendwelchen Tipps folgt.
Tipps für Beschäftige
Beachten Sie die Vorgaben Ihres Unternehmens oder Ihrer Behörde. Klären Sie, ob Sie gegeben falls Ihren privaten Rechnern ausnahmsweise für den Job nutzen dürfen. Haben Sie noch Windows 7 (oder ein anders altes Betriebssystem ohne Hersteller Support) auf Ihrem Privatrechner ist eine berufliche Nutzung aus IT-Sicherheitsgründen auf keinen Fall zu empfehlen.
Nutzen Sie zum Lesen Ihrer E-Mails nach Möglichkeit die Web-Mail-Oberfläche Ihres Arbeitgebers. Nutzen Sie auf keinen Fall irgendwelche E-Mail-Sammeldienste (z.B. Google Mail oder auch GMX/Web.de), da Sie dazu Ihr Mail-Passwort in Systemen Dritter speichern müssten.
Speichern Sie Unternehmens-Daten auf einem verschlüsselten USB-Stick. Den USB-Stick können Sie abziehen und wegschließen, wenn andere Familienmitglieder den Familienrechner nutzen. Bitlocker To Go oder VeraCrypt sind in der Windows-Welt einfach einsetzbare Lösungen. Schreiben Sie das Passwort auf und bewahren Sie den Zettel an einem sicheren Ort auf. Ohne das Passwort sind die verschlüsselten Daten dauerhaft verloren.
Wenn Sie Ihren privaten Rechner nutzen dürfen, aber kein Office Paket besitzen, fragen Sie in Ihrer IT-Abteilung nach der Möglichkeit eine Firmenlizenz zu bekommen. Ansonsten nutzen Sie eine lokal installierte Version von Libre-Office oder Softmaker Freeoffice. Beide Softwarepakete dürfen auch geschäftlich kostenfrei genutzt werden. Auf keinen Fall nutzen Sie ohne Erlaubnis des Unternehmens eine Office-Version in der Cloud (z.B. Microsoft Office 365 Web).
Nutzen Sie ohne Freigabe durch Ihr Unternehmen oder Ihre Behörde keine Cloud-Dienste.
Versuchen Sie die Nutzung von Videokonferenzen zu minimieren. Häufig reicht bei wenigen Personen eine Telefonkonferenz. Videokonferenzen benötigen mehr Bandbreite und belasten die Netze.
Tipps für Unternehmen und Behörden
Zuerst sollten Sie sich ein paar grundsätzliche Fragen überlegen. Wie groß ist die Kapazität ihres Internetanschlusses? Kann der Anschluss den zusätzlichen Datenverkehr aus den Home-Offices verkraften?
Wie viele gleichzeitige Nutzer erlaubt Ihr VPN-Gateway? Auch wenn die Hersteller kurzfristig die Lizenzierungsregeln lockern, auch die Hardware legt Beschränkungen auf.
Haben Sie hinreichend viele tragbare Rechner, um alle Beschäftigten im Home-Office mit einem Dienstrechner auszustatten?
Vielleicht können Sie vorübergehend den Zugriff auf das https-geschütze Web-Mail-Portal des Unternehmens ohne VPN freigegeben. Sie sollten vorher prüfen, ob alle Updates eingespielt sind und die Sicherheitseinstellungen in Ordnung sind. Das entlastet das VPN-Gateway.
Erstellen Sie ein Merkblatt für die IT-Nutzung im Home-Office. Insbesondere, wenn die Beschäftigten jetzt erstmalig mit eigenen Geräten arbeiten, sollten sie wissen, was erlaubt und was nicht erlaubt ist.
Geben Sie, wenn möglich, für die Beschäftigten eine Plattform für die Kollaboration frei. Chatten undgemeinsam an Dateien arbeiten zu können erleichtert das Home-Office.
Vergessen Sie nicht (falls vorhanden) die Personalvertretung ins Boot zu holen. Etliche der Notmaßnahmen unterliegen der Mitbestimmung.
Allgemeine Tipps zum Datenschutz im Home-Office gibt der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit. Eine Argumentation wie bei Covid-19 über eine Risikobetrachtung der besonderen Umstände eventuell argumentiert werden kann, finden Sie in dem Beitrag "Spontanes Homeoffice gegen Coronavirus – geht das unter der DSGVO?".
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